Терминалы учета рабочего времени

          Знаете ли вы, что мелкое жульничество с рабочим временем обходится американским работодателям в 373 миллиона долларов ежегодно? Именно поэтому терминалы учета рабочего времени становятся необходимым инструментом для современного бизнеса. Например, в Индии внедрение подобных систем показало, что сотрудники стали работать в среднем на 20 минут дольше каждый день.

          Современные системы контроля рабочего времени предлагают широкий спектр решений: от простых турникетов до продвинутых биометрических систем с распознаванием по отпечатку пальца, сетчатке глаза и геометрии лица. Более того, эти системы легко интегрируются с 1С ЗУП и позволяют автоматически формировать точные отчеты о присутствии сотрудников.

          В этой статье мы детально рассмотрим различные типы терминалов учета рабочего времени, их возможности, особенности установки и эксплуатации, а также поможем выбрать оптимальное решение для вашего бизнеса.

Обзор технологий терминалов учета рабочего времени

          Современные терминалы учета рабочего времени представляют собой программно-аппаратные комплексы, работающие по простому принципу: идентификация сотрудника — фиксация времени — анализ данных. В отличие от устаревших журналов регистрации, эти устройства обеспечивают точный контроль дисциплины без возможности фальсификации.

Терминал фиксации рабочего времени: как работает и что фиксирует

          Принцип работы терминала учета рабочего времени основан на автоматической регистрации входов и выходов сотрудников. При входе или выходе работник идентифицируется у считывателя, а система записывает точное время события. Базовый алгоритм работы включает несколько этапов:

1. Сотрудник предъявляет идентификатор терминалу
2. Система регистрирует факт входа в помещение
3. При выходе процедура повторяется
4. На основе собранных данных формируются отчеты

          Большинство терминалов фиксируют не только время входа и выхода, но также позволяют указывать причины отсутствия в рабочее время. Например, в терминале CR11.1  при нажатии на пиктограмму «Отсутствие» сотрудник может выбрать причину, по которой покидает офис. Некоторые модели отображают сотруднику информацию о балансе рабочего времени, показывая, сколько минут нужно отработать за опоздания или ранние уходы.

Биометрические терминалы: лицо, отпечаток, ладонь

          Биометрические системы идентификации считаются наиболее надежными, поскольку используют уникальные физические характеристики человека. Выделяют три основных типа:

          Терминалы с распознаванием лица работают с помощью камеры, которая захватывает изображение лица, анализирует его и сравнивает с базой данных. Алгоритмы оценивают расположение глаз, носа, рта и контуры скул. Современные системы оснащены защитой от подделок (антиспуфинг) — невозможно пройти идентификацию, показав фотографию или видео.

          Терминалы с идентификацией по отпечаткам пальцев используют сканеры для считывания уникального рисунка на коже пальца. Однако при работе с ними могут возникать проблемы с распознаванием сухой или поврежденной кожи.

          Терминалы с распознаванием геометрии ладони анализируют расположение вен с помощью инфракрасного света. Эта технология считается высоконадежной, так как узор вен скрыт внутри тела и его сложно подделать.

          Биометрические данные нельзя забыть дома или потерять, в отличие от карты доступа, что является очевидным преимуществом.

Терминал учета рабочего времени по PIN-коду и RFID-карте

          Карточные системы используют физические идентификаторы для распознавания сотрудников. Они бывают двух типов:

• Системы с RFID-картами (бесконтактные карты) — сотрудник прикладывает карту к считывателю
• Системы с PIN-кодом — сотрудник вводит персональный код на клавиатуре

          Многие устройства, например ST-CT500EM, поддерживают комбинированные режимы идентификации: по карте, по карте плюс код или по ПИН плюс код. Некоторые модели, как TARGControl T1/T2, позволяют выбирать тип события (вход/выход) после идентификации.

          Достоинство карточных систем — невысокая стоимость, однако есть риск передачи карты другому лицу или её потери.

Терминал учета рабочего времени Smartec, ZKTeco, Hikvision: сравнение

          На рынке присутствуют различные производители терминалов учета рабочего времени, каждый со своими особенностями:

          ZKTeco предлагает надежные алгоритмы распознавания с защитой от подделок. Для учета рабочего времени компания разработала серверное ПО Bio TA, бесплатное при подключении до двух терминалов. Устройства ZKTeco отличаются удобным интерфейсом и доступной политикой лицензирования.

          Smartec специализируется на терминалах с разными способами идентификации. Устройства ST-CT500EM оснащены цветным дисплеем, могут хранить до 10 000 карт и 50 000 записей событий при автономной работе.

          Hikvision предлагает интегрированные решения с поддержкой различных идентификаторов. Особенность их устройств — возможность работы с системами видеонаблюдения этого же производителя.

          PERCo выпускает терминалы с интуитивно понятным интерфейсом. Модель CR11.1 поддерживает работу с различными идентификаторами: отпечатками пальцев, картами доступа или смартфонами с NFC-модулем.

          При выборе производителя важно учитывать наличие технической поддержки, политику лицензирования программного обеспечения и совместимость с существующими системами предприятия.

Материалы и методы: установка и подключение терминалов

          Установка терминалов учета рабочего времени требует внимания к деталям и правильного подключения для обеспечения надежной работы. При грамотном монтаже система будет корректно фиксировать время прихода и ухода сотрудников, защищая данные от потери даже при отключении электричества.

Устройство учета рабочего времени на проходной: схема подключения

           Для эффективной работы терминалы учета рабочего времени на проходной подключаются по сетевому интерфейсу Ethernet. Существует несколько схем подключения:

1. Работа в одной локальной сети — терминалы и сервер находятся в пределах одной сети. В настройках устройств выбирается тип связи "Сервер", отключается DHCP и прописываются фиксированные IP-адреса.
2. Работа через интернет с внешним IP-адресом сервера — терминалы находятся в филиалах, а сервер в центральном офисе. На роутере настраивается переброска портов для входящего соединения (обычно порт 5010).
3. Схема с внешними IP-адресами филиалов — в этом случае в программе указываются внешние IP-адреса роутеров филиалов с настроенной переброской портов.

          Терминал подключается к сети Ethernet стандартным патч-кордом, один разъём которого подсоединяется к разъёму RJ45 терминала, другой — к активному сетевому оборудованию. При использовании брандмауэров необходимо разрешить обмен UDP-датаграммами между сервером и терминалами по портам 3303 и 3305.

Устройство с выходом USB для выгрузки данных: автономный режим

          Автономные терминалы могут работать без постоянного подключения к сети или компьютеру. Такие устройства сохраняют все события во встроенной энергонезависимой памяти. Например, терминалы TimeControl Office Medium имеют достаточный объем памяти для работы без подключения к компьютеру на протяжении нескольких месяцев. Для передачи данных с автономного терминала используются два метода:

• Прямое подключение к компьютеру с помощью USB-кабеля для выгрузки данных
• Использование USB-флешки для переноса информации при полном отсутствии возможности сетевого подключения

          При работе с USB-флешкой в конфигураторе устройств у терминала необходимо выставить режим "синхронизация". Устройство добавляется в конфигуратор вручную с указанием правильного идентификатора (для F2 по умолчанию равен 1).

          Важно отметить, что даже при отключении электричества данные с терминалов не пропадают благодаря энергонезависимой памяти, что гарантирует сохранность информации о посещаемости.

Как установить терминал учета рабочего времени: требования к монтажу

          При выборе места установки терминала следует придерживаться следующих рекомендаций:

• Терминалы размещаются в местах, удобных для предъявления идентификаторов. Оптимальная высота установки составляет 1,1-1,4 метра от уровня пола
• Не рекомендуется устанавливать устройства на расстоянии менее 1 метра от источников электромагнитных помех (электродвигателей, магнитных пускателей, тиристорных регуляторов и других мощных источников)
• Все входящие в корпус терминала кабели должны быть надежно закреплены

Процесс монтажа включает следующие этапы:

1. Разъединение корпуса терминала с помощью фиксаторов
2. Разметка точек крепления на стене согласно шаблону
3. Подвод кабелей питания и сети в область монтажа
4. Крепление нижней части корпуса к стене
5. Подключение кабелей и соединение частей корпуса

          Питание терминала осуществляется постоянным напряжением от 5 до 24 В, при этом потребляемый ток не превышает 230 мА. Некоторые модели, например TimeControl Office Medium, могут работать как от сети, так и от встроенного аккумулятора.

          После установки необходимо произвести конфигурирование терминала, присвоив ему IP-адрес, маску сети и шлюз. По умолчанию пароль доступа к настройкам для многих устройств — "sphinx". После начальной настройки и подключения к серверу рекомендуется проверить корректность работы системы путем тестовых регистраций.

Интеграция с системами учета и автоматизация процессов

          Эффективность терминалов учета рабочего времени существенно возрастает при их интеграции с бухгалтерскими и кадровыми системами. Такое объединение позволяет автоматизировать документооборот и минимизировать ручной ввод данных, сокращая время на административные задачи.

Система учета рабочего времени и интеграция с 1С ЗУП

          Платформа 1С является одной из наиболее распространенных для решения управленческих задач в странах СНГ. Интеграция терминалов учета рабочего времени с 1С ЗУП предоставляет ряд существенных преимуществ:

• Получение стандартных отчетов учета рабочего времени
• Возможность самостоятельной настройки отчетов с использованием платформы 1С
• Организация сетевой инфраструктуры любого масштаба для использования данных учета

Механизм интеграции обычно реализуется через внешнюю обработку, которая обращается непосредственно к базе данных терминала, получает необходимую информацию и формирует отчеты в 1С. В процессе синхронизации между системами возможен обмен следующими данными: список структурных подразделений, должности сотрудников, графики работы, события входа-выхода.

Для настройки подключения систем указывается имя 1С сервера (например, v81.Application) и задается строка инициализации с путем к базе данных. С версии TimeControl 5.5 появилась специальная внешняя обработка для 1С 8.3 ЗУП, упрощающая процесс интеграции.

Терминал с возможностью экспорта данных: форматы и протоколы

          Современные терминалы учета рабочего времени поддерживают множество форматов экспорта данных, что обеспечивает их гибкую интеграцию с различными системами. Основными форматами являются: XLS (Excel) — наиболее универсальный формат для дальнейшей обработки

• PDF — для формирования официальных отчетов
• XML — для интеграции с веб-сервисами и другими системами
• TXT и DBF — для совместимости с устаревшими системами

          Передача данных между устройствами осуществляется по протоколам, таким как REST API или собственным протоколам производителей. Терминалы могут поддерживать работу через интерфейсы RS-232, Ethernet или обмен с помощью USB-flash-накопителя.

          Некоторые системы позволяют настроить автоматическое формирование отчетов по расписанию с отправкой по электронной почте или FTP, а также обеспечивают SMS-информирование и уведомления через Telegram-бот о приходах, уходах и опозданиях сотрудников.

Система учёта времени для сотрудников: автоматизация табелей

          Автоматизация табеля учета рабочего времени значительно повышает точность данных и снижает влияние человеческого фактора. Системы автоматически собирают данные о времени прихода и ухода, рассчитывают отработанное время и формируют табель в требуемом формате.

          Модуль интеграции с 1С строит отчет с отображением отработанных интервалов, учитывая перерывы, отмеченные сотрудниками в течение дня. Журнал рабочего времени показывает интервалы между приходами и уходами, сумму интервалов за день, опоздания и ранние уходы. На основании этих данных формируется табель с возможностью сохранения в различных форматах.

          Примечательно, что в медицинских учреждениях система позволяет вести учет рабочего времени с точностью до минут. В процессе утверждения табеля происходит автоматическая проверка данных на соответствие кадровым приказам (отпускам, больничным, командировкам), что позволяет избежать ошибок.

          Таким образом, интеграция терминалов учета рабочего времени с бухгалтерскими и кадровыми системами создает единое информационное пространство, существенно оптимизируя рабочие процессы предприятия.

Практические результаты и ограничения в использовании

          Внедрение терминалов учета рабочего времени приносит организациям конкретные бизнес-результаты, однако следует понимать их технические и практические ограничения. Рассмотрим опыт эксплуатации этих систем в реальных условиях и проблемы, с которыми сталкиваются пользователи.

Учёт времени сотрудников в организации: точность и достоверность

          Правильно организованный учет рабочего времени напрямую влияет на ключевые показатели компании. Продуктивность сотрудников повышается за счет уменьшения траты времени на личные вопросы, а заработная плата начисляется строго пропорционально выполненному объему работ.

          Автоматизированные системы обеспечивают точность учета, недостижимую при ручной фиксации. Они помогают устранить такие проблемы, как опоздания, переписки в соцсетях в рабочее время и частые перерывы. При этом важно создать рациональную инструкцию по использованию рабочего времени для каждой должности с учетом индивидуальных особенностей сотрудников и возможных форс-мажорных обстоятельств.

Ограничения терминалов учета времени: память, освещенность, маски

Несмотря на преимущества, терминалы учета рабочего времени имеют ряд объективных ограничений:

• Ограничения памяти: большинство устройств способны хранить ограниченное количество событий – например, терминал ZKTeco MultiBio 700 хранит до 100 000 событий, что может быть недостаточно для крупных организаций без регулярной выгрузки данных. Требования к освещению: системы распознавания лиц критически зависят от качества освещения. В условиях недостаточной освещенности точность распознавания значительно снижается, а в полной темноте терминалы могут не работать вовсе.
• Проблемы с масками: медицинские маски существенно ухудшают качество распознавания лиц, что стало особенно актуально в период пандемии.
• Температурные ограничения: большинство биометрических терминалов работают в диапазоне от 0 до +45 градусов Цельсия,  при влажности 20-80%, что ограничивает их применение в некоторых производственных условиях.

Можно ли обмануть терминал учета рабочего времени: сценарии и защита

          Учитывая человеческую изобретательность, сотрудники находят способы обхода систем контроля. Наиболее распространенные методы обмана:

Для СКУД с картами: передача карт коллегам для фиксации фантомного выхода на работу. Обман простой, но легко отслеживается при должном контроле.

Для биометрических систем ситуация сложнее. Японский криптограф Цутому Мацумото еще в 2002 году продемонстрировал создание слепка отпечатка пальца в домашних условиях с помощью графита, клея и желатина. Обмануть биометрию лица сложнее, но возможно с помощью качественных фотографий или 3D-масок.

Для защиты от подобных манипуляций производители разрабатывают алгоритмы проверки "живости" биометрических данных. Также эффективна комбинация различных факторов аутентификации – например, совместное использование отпечатка пальца и распознавания лица.

Таким образом, хотя полностью исключить возможность обмана невозможно, современные многофакторные системы идентификации существенно снижают вероятность успешного обхода защиты и обеспечивают высокий уровень достоверности данных.

Рекомендации по выбору и покупке терминала

          При выборе терминала учета рабочего времени важно найти баланс между бюджетом и функциональностью. Правильно подобранная система окупается за 2-3 месяца  и становится эффективным инструментом контроля дисциплины, повышающим производительность труда.